予約管理システム導入で飲食店の集客を効率化

予約管理システム

予約管理システムの導入で24時間受付、集客の漏れ防止

今やユーザーが飲食店をインターネットで探すのは当たり前です。

そこで必要になるのが「予約管理システム」です。

インターネットでアクセスしてくるユーザーには、従来の電話予約だけでは不十分です。

その点予約管理システムやアプリなら、24時間自動で受付ができるため、予約の機会損失の防止や、人によるオペレーションミスを防ぐことも期待できます。

この記事では飲食店が予約管理システムを導入するときのメリットや注意点について解説していきます。

予約管理システム(アプリ)とは

予約管理システム(アプリ)とは、飲食店を利用したいユーザーの予約を、電話や紙の予約台帳ではなく、インターネットで自動受付するシステムのことです。

手作業にはミスが多い

電話や紙の予約台帳、ホワイトボードでは、予約のブッキングや情報の旧友漏れなどの問題が出てきます。

また地味ですが、予約管理台帳を所定の位置以外におかれると、電話を受けたときに見当たらなくて焦ってしまうことになります(このようなミスは地味ですが、お客様のイライラを誘発します)。

それに予約数が多くなれば、比例して予約管理作業に割く時間も増えていきます。

このような問題を解決するのが飲食店の予約管理システム(アプリ)です。

飲食店が予約システムを導入するメリット

1・予約管理のオペレーション業務の軽減

これまでの予約や問合せの電話やメールへの対応を軽減できます。

インターネット予約であれば、空いている日や時間帯がユーザーから確認できるため、飲食店側が調整しなくても空き日時に自動で予約が埋められていきます。

さらにセットしておけば予約確認メールも自動で送信できます。

このように予約作業が半自動で行われるため、人的なオペレーション業務を削減できます。

2・予約の機会損失を防げる

飲食店を営業中のときには、作業中や接客中で電話に出れないというケースがあります。

このとき電話に出れないことによる予約の機会損失が起こります。

仮に出れたとしても時間が掛かってしまえば、お客様の評価点は下がってしまいます。

さらに電話での予約は受付時間がありますので、それ以外の時間に問合せをしたいユーザーは、あきらめてほかの飲食店へ流れてしまいまいます。

予約管理システムの導入により、予約の機会損失を防ぐと同時にお客様の満足度も下げなくて済みます。

3・顧客データの蓄積で販促に活用できる

予約システムではユーザーは、氏名・住所などの個人情報を入力します。

それ以外にも来店日時や利用メニューも記録できます。

このような過去の来店情報や注文内容をもとに、ユーザーの利用傾向をつかみ、効果的なアップセルやクロスセルを行うことができます。

4・ほかのアプリとの連携ができる

予約管理システムはほかのアプリとも連携できます。

中でも集客に効果があるのは「店舗アプリ」です。

たとえば店舗アプリからのスマホのブッシュ通知で、既存のお客様の来店を促すことができます。

ホームページはどちらかといえば新規ユーザー向けで、既存客になってしまえば、わざわざ見に行ったりしないものです。

しかしブッシュ通知ならスマホにダイレクトに届きますので、イベントなどのタイミングで流せば、リピートにつながります。

5・キャンセル待ちの予約を簡単に受け付けられる

予約が埋まっていても、ときにはキャンセルが起こります。

キャンセルで空きができれば、その日時を埋めるべくキャンセル待ちのお客様に連絡を入れなくていけません。

そんなときキャンセル機能がある予約管理システムは便利です。

キャンセルが出た時点で、その枠は自動的にキャンセル待ちの受付に切り替わります。

またキャンセル待ちのお客様に、メールで自動でキャンセルが出たことをお知らせすることも可能です。

さらに予約管理システムはクレジット決済と連携できます。

予約管理システム上でクレジットの即時決済をできるようにすることで、キャンセルを防げます。

6・外部予約サイトと連携できる

飲食店予約管理システムは、食べログやぐるなびなどの外部予約サイトと連携できます。

飲食店にとってぐるなびなどのポータルサイトは、集客経路としては大きく、機会損失を起こすとそのままダイレクトに売上げに響きます。

外部予約サイトと予約管理システムを連携することで、ユーザーを漏れなく集客できます。

飲食店予約システムのデメリット

飲食店予約システムは便利で導入すれば良いことばかりあるように思えます。

しかし予約管理システムにもデメリットは存在します。

ドタキャンの増加

ユーザーから見れば簡単に予約ができる分、キャンセルにも抵抗がなくなります。

また意図しなくても「予約していたことを忘れていた」ということも起こります。

たとえば宴会の幹事さんが、とりあえず会場の確保として予約をしたケースです。

複数の店舗を仮予約して、その後会場が決まったあと、ほかの飲食店の予約をキャンセルし忘れてしまうのです。

このようなキャンセルは、多忙期(忘年会、新年会、歓送迎会などのある時期)によく起こります。

お店の書入れ時にこのようなドタキャンは、大きなダメージとなります。

クレジット決済を活用したり、前金制度を導入したり、キャンセルへの対応ポリシーを明確なルールにするなど、ドタキャン対策が必要になります。

それ以外にも

  • 予約日の前日に電話をして確認する
  • キャンセル料をいただくようにする

などの対策も有効です。

インターネット集客に力を入れてない飲食店には効果がない

予約管理システムは主にWebからの予約に対応したシステムです。

  • ホームページを持ってない
  • ホームページやグリメサイトはあるがほとんどほとんどアクセスがない
  • ブログやSNSを運営してない(または放置している)

上記のようなケースでは、直接の電話予約には対応できますが、予約管理システムの効果は半減してしまいます。

予約管理システムはWeb集客に力を入れている飲食店に効果的です。

店舗のオペレーションが混乱する場合がある

一般来店と予約来店のピークが重なると、対応できるキャパを超えてしまい、店舗のオペレーションが混乱してしまいます。

お客様でいっぱいになることは喜ばしいことですが、キャパオーバーはお客様の満足度を下げたりクレームにつながる怖れがあります。

これでは何のための集客かとなりかねません。

すべての席をWeb予約のために空けると、店舗のオペレーションが混乱することがあることを忘れないでおきましょう。

飲食店の予約管理システムの主な機能

予約登録

予約を登録する機能です。店舗・テーブル別・時間別に予約登録することができます。

メモ登録することもでき、次の販促に役立てられます。

分析レポート

予約の履歴を集計する機能です。

予約の多い店舗や時間帯、人数、予約する人の属性、キャンセル率など様々な分析をすることができます。

今後の販促に活用できる貴重なデータを集められます。

テーブル管理

店舗のテーブルレイアウトと座席数を管理する機能です。

予約枠を設ける際など、視覚的にレイアウトや座席数を確認することができます。

顧客情報管理

顧客情報を管理する機能です。

顧客の基本情報からアレルギー、好き嫌いなど接客に役立つ情報を管理することができます。

このような情報を共有することで、お客様の満足度が高くなります。

来店履歴も確認することができます。

Web予約フォーム作成

Web予約フォームを作成する機能です。

この機能を使うと簡単にWebサイトに予約機能を追加することができます。

POS連携機能

POSレジと連携できる機能です。

POSレジと連携することで、さらに細かい分析が可能になります。

まとめ

この記事では飲食店が予約管理システムを導入するときのメリットや注意点、デメリットについて解説してきました。

無理にWeb対応する必要はありませんが、これからの時代、Web集客は必須の施策といえます。

インバウンド対策、外国人の来店にも対応するなら、やはりWeb対策は必要でしょう。

そのとき役に立つのが予約管理システムです。

店舗のIT化で作業効率を向上させ、オペレーションの無駄を省きます。

デメリットよりメリッの方が大きいです。

飲食店経営に予約管理システムを活用しましょう。

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